Bürgeranträge
Dein Anliegen : Unser Antrag

Bezirksverordnetenversammlung Charlottenburg-Wilmersdorf Berlin

Fraktion der Piratenpartei in der BVV Charlottenburg-Wilmersdorf Berlin
15. Februar 2014 00:07 10. März 2014 12:01
Behandlung in der Fraktionssitzung

Kommunale Aspekte der Einführung der e-Akte beim örtlichen SGB-II-Grundsicherungsträger

Schriftliche / Kleine Anfrage

Es wird höflich gebeten, folgende Schriftliche bzw. Kleine Anfrage einzubringen (sofern die Geschäftsordnung beide Mittel vorsieht, vorzugsweise als Schriftliche Anfrage):

»Betr.: ›JobCenter‹ Charlottenburg-Wilmersdorf

»Für die vorliegende Anfrage nehme[n] [ich/wir] Bezug auf folgende Quellen zum Projekt ›eAkte‹ der Bundesagentur für Arbeit und zum zugrundeliegenden IT-Verfahren IBM FileNet P8:

[Ich/wir] gehe[n] davon aus, dass die Kenntnis der nachfolgend erfragten Sachverhalte unabdingbar für die sorgfältige sowie gegenüber dem kommunalen Gemeinwesen verantwortliche Erfüllung der übertragenen Aufgaben ist und deshalb von der örtlichen Einrichtungsleitung hierzu Auskunft gegeben werden kann, ohne an die Bundesagentur für Arbeit zu verweisen. Diese könnte ihrerseits auf die kommunalen Aspekte der erfragten Sachverhalte nicht eingehen.

Dies vorausgeschickt, frage[n] [ich/wir] die Verwaltung:

1 — Wann werden voraussichtlich oder wurden tatsächlich die ersten Papierakten abgeschlossen und in den mit FileNet P8 (NIL, Dokumenten-Management-System) gehaltenen Datenbestand übergeführt?

2 — Für welchen Zeitpunkt wird mit dem Abschluss der Digitalisierung des Papier-Aktenbestandes gerechnet?

3 — Wo verbleiben nach der Digitalisierung die bisherigen Papierakten?

4 — Für welchen Zeitpunkt ist die Vernichtung der digitalisierten Papierakten vorgesehen?

5 — Werden durch die oder wegen der Überführung des Papier-Aktenbestandes in den Aktenbestand des Dokumenten-Management-Systems die bisherigen Aufbewahrungsfristen für Papierakten außer Kraft gesetzt oder in sonstiger Weise geändert?

6 — Wie lange wurden personenbezogene Papierakten bisher aufbewahrt?

7 — Werden alle historischen, personenbezogenen Papierakten, die seit der Errichtung des eingangs bezeichneten SGB-II-Grundsicherungsträgers angelegt wurden, in das Dokumenten-Management-System übergeführt, oder nur Aktenbestände von der Gegenwart bis zurück zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit?

8 — Werden nur die Original-Aktenbände in das Dokumenten-Management-System übergeführt oder auch die Bände der Behelfsakten (Aktenkopien)?

9 — Werden alle Bände von Behelfsakten, die sachlich zu einer/einem leistungsbeziehenden Bürger_in bzw. einer Bedarfsgemeinschaft gehören, in das Dokumenten-Management-System übergeführt, also neben der ersten Kopie eines Aktenbandes auch möglicherweise existierende zweite oder weitere Kopien?

10 — Wie wird bei der Überführung der Papierakten in das Dokumenten-Management-System verfahren, wenn der Inhalt oder die Blattreihenfolge oder beides der Originalakten und der Behelfsakten (Aktenkopien) voneinander abweichen?

11 — Wie wird bei der Überführung der Papierakten in das Dokumenten-Management-System verfahren, wenn Haftnotizen oder andere angeheftete Papiere den darunter liegenden Inhalt eines Blattes abdecken?

12 — Werden auch personenbezogene Papierakten von Bürger_innen in das Dokumenten-Management-System übergeführt, die zum Zeitpunkt der Überführung keine Leistungen mehr beziehen?

13 — Werden für die Überführung in das Dokumenten-Management-System Aktenbände, die sich bei Gerichten befinden, vorübergehend zurückgeholt?

14 — Werden bei der Überführung in das Dokumenten-Management-System personenbezogene Aktenbestände der Bundesagentur für Arbeit und personenbezogene Aktenbeständen ihres kommunalen Vertragspartners im Vertrag über die Errichtung des eingangs bezeichneten SGB-II-Grundsicherungsträgers verschieden behandelt?

15 — Werden die Papierakten vor der Überführung in das Dokumenten-Management-System bereinigt?

15.a — Wenn ja: Durch wen und nach welchen Kriterien erfolgt dies und was geschieht mit Aktenbestandteilen, die im Zug einer Bereinigung aus den Papierakten entfernt werden? (Bitte verschriftlichte Kriterienliste zur Verfügung stellen.)

16 — In welcher Form soll Bürger_innen, die Einsicht in die sie betreffenden und in das Dokumenten-Management-System übergeführten Akten nach SGB X § 25 oder SGB X § 83 oder einem Informationsfreiheitsgesetz oder einer Informationsfreiheitssatzung beantragen, diese Einsicht gewährt werden?

17 — Sind hierfür gesonderte Bildschirmarbeitsplätze vorgesehen oder soll die Akteneinsicht am Platz der Sachbearbeiter_innen erfolgen?

18 — Ist während der Akteneinsicht die Begleitung der Bürger_innen durch eine_n Sachbearbeiter_in vorgesehen?

19 — Wen hat die eingangs bezeichnete SGB-II-Grundsicherungsstelle als für den Einsatz des Dokumenten-Management-Systems zuständigen behördliche_n Beauftragte_n für den Datenschutz benannt bzw. wem fällt diese Zuständigkeit innerbehördlich zu, wenn ein_e gesonderte_r Beauftragte_r für den Einsatz des Dokumenten-Management-Systems nicht benannt wurde?

20 — Besteht Personalunion zwischen dieser/diesem Beauftragten für den Datenschutz und Mitarbeiter_innen der Rechtsabteilung bzw. der ›SGG-Stelle‹?

21 — Besteht Personalunion zwischen dieser/diesem Beauftragten für den Datenschutz und der Leitung der Rechtsabteilung bzw. der ›SGG-Stelle‹?

22 — Im Fall, dass es sich bei der/dem Beauftragten für Datenschutz um eine_n Mitarbeiter_in der Rechtsabteilung bzw. der ›SGG-Stelle‹ handelt: Wie wird sichergestellt, dass bei Interessenkonflikten zwischen der Funktion der/des Beauftragten für den Datenschutz einerseits und der Rechtsabteilung bzw. der ›SGG-Stelle‹ andererseits die Belange des Datenschutzes gegenüber der Rechtsabteilung bzw. der ›SGG-Stelle‹ wirksam durchgesetzt werden?

23 — Wen empfiehlt der eingangs bezeichnete SGB-II-Grundsicherungsträger als Ansprechpartner_in in Fällen, in denen sich erweist, dass die Belange des Datenschutzes gegenüber der Rechtsabteilung bzw. der ›SGG-Stelle‹ nicht wirksam durchgesetzt werden?

24 — Wird der aus der Digitalisierung der Papierakten folgende elektronische Datenbestand beim Anbieter IBM gehalten oder im IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit oder lokalisiert in der Regionaldirektion der Bundesagentur für Arbeit oder beim eingangs bezeichneten SGB-II-Grundsicherungsträger?

24.a — Wenn ja: Bitte angeben, wo.

24.b — Wenn nein: Wo wird der elektronische Datenbestand des Dokumenten-Management-Systems gehalten?

25 — Wie wird sichergestellt, dass der elektronische Datenbestand des Dokumenten-Management-Systems das Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland weder online noch auf Datenträgern verlässt, und zwar auch nicht im Wege von Safe-Harbour-Systemen im Sinne der europäischen Datenschutz-Richtlinie 95/46/EG?

26 — Kann nach der Digitalisierung der Papierakten dauerhaft nachvollzogen werden, welche Mitarbeiter_innen der Scan-Zentren der Deutschen Post oder deren Unterauftragsnehmer oder überhaupt anderer Unternehmen im Zug der Digitalisierung Zugang zu einer Papierakte hatten?

26.a — Wenn nicht: Warum wird dies für verzichtbar gehalten und aus welchen Gründen geht der eingangs bezeichnete SGB-II-Grundsicherungsträger davon aus, dass dadurch die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns nicht beeinträchtigt wird?

27 — Hat der eingangs bezeichnete SGB-II-Grundsicherungsträger die Öffentlichkeit über die voranstehend unter Ziff. 1 bis Ziff. 26.a erfragten Sachverhalte informiert?

27.a — Wenn ja: Wann und in welcher Form?

27.b — Wenn nicht: Warum wurde dies für verzichtbar gehalten?

28 — Hat der eingangs bezeichnete SGB-II-Grundsicherungsträger die Öffentlichkeit an den Entscheidungen beteiligt, die den voranstehend unter Ziff. 1 bis Ziff. 26.a erfragten Sachverhalten zugrunde liegen?

28.a — Wenn ja: Wann und in welcher Form?

28.b — Wenn nicht: Warum wurde dies für verzichtbar gehalten?

29 — Hat der eingangs bezeichnete SGB-II-Grundsicherungsträger die Mitglieder der anfragenden Volksvertretung über die voranstehend unter Ziff. 1 bis Ziff. 26.a erfragten Sachverhalte informiert?

29.a — Wenn ja: Wann und in welcher Form?

29.b — Wenn nicht: Warum wurde dies für verzichtbar gehalten?

30 — Hat der eingangs bezeichnete SGB-II-Grundsicherungsträger die Mitglieder der anfragenden Volksvertretung an den Entscheidungen beteiligt, die den voranstehend unter Ziff. 1 bis Ziff. 26.a erfragten Sachverhalten zugrunde liegen?

30.a — Wenn ja: Wann und in welcher Form?

30.b — Wenn nicht: Warum wurde dies für verzichtbar gehalten?«

Fragen zu dieser Eingabe können hier als Kommentar gepostet werden.

 
15. Februar 2014 00:07 Eingang des Antrags
 
10. März 2014 12:01 Behandlung in der Fraktionssitzung

am 17. oder 24. März

Die
nächsten Schritte


Einer der folgende Schritte ist nun als nächster Schritt für den Antrag möglich:

Keine Übernahme des Antrags
Übernahme durch Bezirksverordneten

Die
Kommentare